ADMINISTRACION DE
LOS SISTEMAS DE
INFORMACION VS
ADMINISTRACION DE
SERVICIOS
1. ADMINISTRACION
El concepto de administración hace referencia al funcionamiento, la estructura y el rendimiento de las organizaciones. El término proviene del latín ad-ministrare (“servir”) o ad manus trahere (“manejar” o “gestionar”).
La noción también puede utilizarse para nombrar a una autoridad pública, como el gobierno de un territorio, o a los responsables de una entidad privada, como los directivos de una empresa.
La administración puede ser entendida como la disciplina que se encarga de realizar una gestión de los recursos (ya sean materiales o humanos) en base a criterios científicos y orientada a satisfacer un objetivo concreto.
2. SISTEMAS DE INFORMACION
Un sistema de información se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.
Hay tres actividades en un sistema de información que producen la información que esas organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas actividades son:
Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización como de su entorno externo.
Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma más significativa.
Salida: transfiere la información procesada a la gente que la usará o a las actividades para las que se utilizará.
Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que es la salida que se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada.
3. SERVICIOS DE TI
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Un servicio de tecnologías de la información es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente por medio de un cambio de condición en los bienes informáticos(llámese activos), potenciando el valor de estos y reduciendo el riesgo inherente del sistema.
Este servicio IT se plasma como metodología de subcontratación laboral, muy común en la actualidad y consistente en que una empresa provea de forma fija o por un tiempo determinado de recursos humanos especializados en informática a otra empresa más grande y con más recursos económicos.
Los servicios son maneras de entregar valor a los clientes, como soporte de los resultados que ellos mismos pueden obtener sin incurrir en costos y riesgos específicos. Estos servicios no son bienes intangibles.
La Administración de las Tecnologías de Información tiene como objetivo el desarrollo de sistemas de información que ayudan a resolver problemas de la administración.
Las organizaciones tanto lucrativas como no lucrativas deben mantenerse a la vanguardia en sus diferentes campos de acción, y para poder realizar esto deben contar con lo último en sistemas de información que puedan cubrir las necesidades tanto de su entorno interior como de su entorno exterior. El rediseño de una organización basado en la adquisición de nuevas tecnologías de información que den paso a un nuevo sistema de información no es tarea fácil, se tienen que tomar en cuenta muchos aspectos de la organización (recursos humanos, económicos y operativos) y se debe seguir un proceso previamente definido para poder hacer que este rediseño sea todo un éxito.
Lo primero que se debe realizar en el rediseño de una organización con sistemas de información es el análisis de las necesidades. Existen dos metodologías importantes para determinar las necesidades de información esenciales de la organización en su totalidad:
El análisis de la empresa, el cual examina toda la organización en términos de sus unidades, funciones, procesos y elementos de información
El análisis de los factores críticos para el éxito, el cual se basa en la premisa de que las necesidades de información de una organización están determinadas por un número reducido de factores críticos para el éxito (CSF, del inglés critical success factors).
Existen cuatro clases de cambio estructural en las organizaciones que se pueden presentar en el rediseño de una organización en base a sistemas de información:
Automatización: La forma más común de cambio en la organización que la tecnología de información hace posible. Esta consiste en el uso de computadoras para acelerar el desempeño de tareas existentes.
Racionalización: Consiste en la agilización de los procedimientos operativos estándar eliminando cuellos de botella obvios, de modo que la automatización haga más eficientes los procedimientos operativos.
Reingeniería: Esta implica rediseñar radicalmente el flujo de trabajo y los procesos de negocios que se siguen para generar productos y servicios, con el objeto de reducir radicalmente los costos del negocio.
Cambios de paradigma: Esta es la forma más radical de cambio en los negocios e implica una reconceptualización de la naturaleza del negocio y de la organización misma.
Un sistema de información nuevo se construye como solución de algún tipo de problema o conjunto de ellos que la organización percibe ante sí. El término desarrollo de sistemas se refiere a todas las actividades implicadas en la producción de una solución de sistemas de información para un problema u oportunidad de la organización. El desarrollo de sistemas es un tipo de resolución de problemas estructurada con actividades bien definidas. Éstas consisten en:
El análisis de sistemas. Análisis de un problema que la organización tratará de resolver con un sistema de información. Además de sugerir una solución el análisis de sistemas implica un estudio de factibilidad para determinar si la solución es factible, para ello es preciso analizar tres áreas de factibilidad:
Factibilidad técnica
Factibilidad económica
Factibilidad operativa
Diseño de sistemas: Detalla cómo un sistema satisfará los requisitos de información determinados por el análisis de sistemas. El diseño puede ser lógico, el cual presenta los componentes del sistema de información; y físico, el cual es el proceso de traducción del modelo lógico al diseño técnico específico el sistema nuevo.
Programación: Proceso de traducir a código de programa las especificaciones del sistema preparadas durante la etapa de diseño.
Pruebas: Proceso exhaustivo y minucioso que determina si el sistema produce los resultados deseados en condiciones conocidas.
Conversión: Proceso de cambiar del sistema antiguo al nuevo. Existen cuatro estrategias de conversión principales:
Estrategia paralela: Enfoque de conversión seguro y conservador en el que tanto sistema antiguo como posible sustituto operan juntos durante un tiempo hasta que todos quedan convencidos de que el sistema nuevo funciona correctamente.
Estrategia de cambio directo: Enfoque de conversión riesgoso en el que el sistema nuevo sustituye totalmente al antiguo en un día designado.
Estrategia de estudio piloto: Introduce el sistema nuevo en un área limitada de la organización hasta que demuestre ser plenamente funcional; sólo entonces podrá efectuarse la conversión al sistema nuevo en toda la organización.
Estrategia del método de fases. Introduce el sistema nuevo en etapas, ya sea por funciones o por unidades de organización.
Producción y mantenimiento: Una vez que se ha instalado el sistema nuevo y se ha terminado de efectuar la conversión, se dice que el sistema está en producción. En esta etapa, tanto los usuarios como los especialistas técnicos revisan periódicamente el sistema para determinar qué tan bien está cumpliendo con sus objetivos originales y decidir si conviene efectuar alguna modificación. Los cambios con el fin de corregir errores, cumplir con requisitos nuevos o mejorar la eficiencia del procesamiento reciben el nombre de mantenimiento.
Los sistemas difieren en cuanto a su tamaño, complejidad tecnológica y los problemas de organización que se supone van a resolver. Puesto que hay diferentes tipos de sistemas y de situaciones en los que cada sistema se concibe o construye, se han desarrollado varios métodos de construcción de sistemas, los cuales deben cumplir con la metodología explicada en este artículo.
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La complejidad de la administración de las tecnologías de información
Las tecnologías de información es complejo y si se quiere hacerlo de forma eficiente de manera que no sea una carga (un mal necesario) para las organizaciones es todavía más complejo. Hace ya varios años que se habla sobre los beneficios que ofrecen las TI’s a las organizaciones, la realidad es que no se ha demostrado una relación costo-beneficio adecuada, una en la que los beneficios sean mayores o al menos iguales a las inversiones realizadas.
Lo que es claro es que las organizaciones no podrían sobrevivir sin ayuda de las TI, la velocidad con que se realizan operaciones, el procesamiento de grandes cantidades de información y la capacidad para estar comunicado en tiempo real en cualquier parte del mundo hacen innegable los beneficios que obtienen los clientes. También es claro que los servicios de TI cuestan, es por ello que las organizaciones buscan mejores formas para administrarlos buscando el equilibro costo/beneficio, que dejen de ser el “mal necesario”.
Administración de los servicios de TI
Es en este contexto donde han surgido algunos marcos de referencia, modelos, estándares, normas que buscan mejorar la calidad de los servicios que ofrecen las áreas de TI a las organizaciones. De esta forma es que surgió un concepto llamado Administración de Servicios de TI (IT Service Management), el cual provee un conjunto de capacidades organizacionales especializadas en proveer valor a los clientes en la forma de servicios. Su principal objetivo es asegurar que los servicios de TI estén alineados a las necesidades del negocio y que soporten estas necesidades.
Como se puede ver en la definición, y más adelante lo estaremos explicando con mayor detalle, lo interesante es que ésta estrategia se orienta hacia los servicios, no es que antes no se hiciera más bien ahora se hace más énfasis, lo que se está intentando es ver a las áreas de TI como pequeñas empresas (en algunos casos no tan pequeñas) que ofrecen una serie de servicios a los usuarios y en la que el costo de los servicios se calcula tomando en consideración todos los elementos utilizados para proveer ese servicio tal y como lo hace cualquier empresa.
Una estrategia de ITSM busca:
Proporcionar de manera consistente los servicios de TI con la calidad requerida.
Optimizar el costo de proveer los servicios.
Lograr la alineación de las necesidades de la organización con las actividades y prioridades de TI.
La idea es mejorar la calidad y el costo de la entrega de los servicios a través de estándares y mejores prácticas, y al igual que en CMMI el objetivo es estar mejorando continuamente los servicios pero desde una perspectiva más amplia.
Para ejemplificar un poco éste tema veamos este ejemplo:
Digamos que un banco tiene la necesidad de ofrecer un nuevo servicio para sus clientes.
Cuando se desarrolla un nuevo producto para los clientes, por ejemplo una nueva gama de préstamos hipotecarios, éste surge a partir de la necesidad del banco por ampliar su cartera de servicios y captar más clientes. A partir de ese momento se desarrolla el caso de negocio, se integra al portafolio de iniciativas, se prioriza, y si se aprueba se inicia la planeación y diseño del servicio para posteriormente construirlo y hacer lo necesario para liberar el servicio al cliente, se consideran incluso las implicaciones operativas y financieras de tener el servicio en operación y las cuestiones de mantenimiento y mejora del servicio.
En términos generales éste sería el ciclo de vida del servicio que abarca desde su concepción hasta su operación y mantenimiento. En todo éste ciclo entran en acción las diferentes áreas de TI de forma integral para ofrecer el resultado final al cliente, todo se ve como un único servicio en el que las diferentes áreas involucradas contribuyen con sus servicios para ofrecer el servicio final al cliente.
Para determinar el costo que le va a representar al usuario el recibir ese servicio se toman en cuenta los costos de planeación, diseño, desarrollo, operación y mantenimiento, naturalmente en este proceso se ve la manera como interactúan todas las áreas involucradas y el costo que implica la participación de cada una de ellas para determinar el costo total del servicio. Como se puede deducir el hacerlo de esta manera es muy complejo pero al hacerlo así se tiene un mayor control sobre los costos que representan los servicios de TI y el valor que aportan a la organización.
ITIL (Information Technology Infrastructure Library)
A finales de los años 80’s la Oficina de Comercio del Reino Unido (OGC) se dio a la tarea de analizar los problemas que he mencionado desde una perspectiva más integral y publicó un conjunto de mejores prácticas para la administración y mejora de los servicios.
Por servicio debe entenderse el medio a través del cual se proporciona valor a los clientes facilitando los resultados que éstos quieren lograr.
ITIL no implica una nueva manera de pensar y actuar, más bien proporciona un marco para colocar los métodos y actividades ya existentes en un contexto estructurado.
Algunos de los beneficios que se obtienen al adoptar ITIL incluyen:
Aumento en la satisfacción de los usuarios y los clientes
Mejorar la disponibilidad de los servicios
Ahorros financieros derivados de la reducción de los costos por re-trabajo, pérdida de tiempo y uso racional de los recursos
Mejora en el tiempo de entrega de nuevos productos y servicios
Mejora en la toma de decisiones y la administración de riesgos
La estrategia de servicios
El ciclo de vida de los servicios comienza con el desarrollo de la estrategia de servicios, tiene el propósito de ayudar a convertir la administración de los servicios de TI en un activo estratégico de la organización, se encarga de planear e implementar la estrategia considerando entre otras cosas los siguientes aspectos:
Qué servicios deben ser ofrecidos
A quien se deben ofrecer los servicios
Como los clientes de los servicios van a medir el valor de los servicios recibidos y como se va a dar visibilidad de ellos a través de una administración financiera
Cómo se va a medir el desempeño de los servicios
Como se crearan casos de negocio robustos para asegurar una inversión adecuada en los servicios y en todos sus activos asociados
Cómo se asignara los recursos disponibles eficientemente a través del portafolio de servicios
Diseño de Servicios
El diseño de los servicios comienza con un conjunto de requerimientos de negocio, establecidos durante el desarrollo de la estrategia de servicios, y termina con el diseño de una solución que tiene el propósito de cumplir con dichos requerimientos.
Las metas y objetivos principales del diseño de los servicios son:
Cumplir con los requerimientos de negocio acordados
Diseñar los procesos necesarios que van a soportar el ciclo de vida de los servicios
Identificar y administrar los riesgos asociados con los servicios
Diseñar infraestructuras de TI robustas y ambientes, aplicaciones, fuentes de información y datos que soportan a los servicios
Diseñar métodos de medición que permitan medir la calidad de los servicios
Producir y mantener planes, procesos, políticas, estándares, arquitecturas, marcos de referencia, y documentos para soportar la calidad de los servicios de TI
Transición de los servicios
El propósito es poner en el ambiente de producción los servicios nuevos o modificados, asegurando que los requerimientos que se establecieron en la estrategia de servicios y en el propio diseño del servicio son efectivamente llevados a cabo durante su operación en producción.
Para ello considera entre otras cosas:
La planeación y el soporte de la transición
Administración de la liberación e implantación en producción
Validación y pruebas del servicio
Evaluación del servicio para asegurar que el servicio será de utilidad para el negocio.
Operación de los servicios
Permite la entrega y soporte de los servicios de forma efectiva y eficiente asegurando que éstos son de valor para el cliente. Entre sus objetivos están el vigilar que:
Se estén cumpliendo los niveles de servicio acordados con los clientes
Administrar las aplicaciones, la tecnología, y la infraestructura que soporta la entrega de los servicios
Es en esta etapa donde realmente los servicios entregan valor al cliente.
Mejora continua de los servicios
Permite mantener servicios que son de valor para el cliente a través de una evaluación y mejora continua de la calidad de los mismos.
Referencias: https://angelesrava.wordpress.com/2013/05/23/tecnologias-de-informacion-y-estrategias-empresariales/
http://fundamentotic.blogspot.mx/2013/11/44-administracion-de-sistemas-vs.html
http://stuar1982.wordpress.com/2013/04/25/unidad-iv/
Finalmente se llego a la conclusión de que la administración de las tecnologías de la información son una parte fundamental para cualquier organización no importa si sean consideradas como pequeñas, medianas o grandes empresas mientras se manejen muchos procesos, siempre vamos a recurrir al uso de las TIC’S para que estos procesos se realicen de manera correcta y automatizada y de alguna manera más rápida y eficiente, También estas administraciones se consideran como parte de la administración estratégica de una organización para que las organizaciones brinden un mejor rendimiento de los recursos y servicios.
A lo largo de la unidad se desarrollaron los subtemas y nos pudimos percatar de que hay ciertas diferencias en lo que es la administración de servicio de TI y la administración de sistemas pero para esto primero se tuvo que ver algunos de los conceptos básicos como el concepto de administración que hace referencia al funcionamiento, la estructura y el rendimiento de las organizaciones así como también el concepto básico de lo que es un servicio que es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente por medio de un cambio de condición en los bienes informáticos, potenciando el valor de estos y reduciendo el riesgo inherente del sistema.
También se vio el concepto de sistema que es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Se aprendió que los sistemas de información proporcionan servicios a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos los componentes en forma tal que estos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo. Las finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes, y otras salidas.
Por último también se debe de tomar en cuenta de que la administración de la información para las empresas hace que mediante este tipo de administraciones las empresas proporcionen servicios o productos de calidad para lograr una mejora continua y satisfacer las necesidades tanto de las organizaciones mismas, como las de los clientes y puedan conseguir buenos resultados y deben. Las organizaciones actuales hacen inversiones importantes en recursos de tecnología de información para apoyar los procesos de negocio. El valor y uso que la información tiene para las organizaciones, determina que todos los procesos relativos a la producción, administración y uso de servicios de Tecnologías de Información (TI) deban ser óptimamente administrados y controlados para asegurar la calidad de la información y el apoyo al cumplimiento de los objetivos del negocio.
FUENTES:
http://definicion.de/administracion/
http://biblioteca.itson.mx/oa/dip_ago/introduccion_ sistemas/p3.htm
http://es.wikipedia.org/wiki/Servicio_ de_tecnolog%C3%ADas_de_la_informaci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n_de _las_tecnolog%C3%ADas_de_la_informaci%C3%B3n
http://www.avantare.com/editorial/ampliacion-de-contenido--editorial/administracion-de-servicios-de-ti-e-itil--una-breve-introduccion?es
